Walaupun Anda hanya duduk, mendengarkan, dan memberikan pengetahuanmu mengenai suatu pembahasan pekerjaan, rasa lelah yang melanda pikiran Anda mulai terasa nyata. Setiap orang mempunyai tugas yang harus mereka lakukan masing-masing dan meeting mulai mengurangi waktu yang mereka punya untuk menyelesaikan pekerjaannya. Meeting tidak salah, kuncinya adalah Anda perlu mengaturnya sesuai dengan keperluan Anda terhadap waktu dan energi yang tersisa.
Sebelum kita memulai lebih lanjut, kenali terlebih dahulu mengapa ada meeting dalam pekerjaan Anda? Hadirnya sebuah meeting itu didasarkan oleh suatu keperluan perusahaan yang bersifat situasional ataupun rutin untuk mengetahui dan mendiskusikan perkembangan pekerjaan, mencari solusi suatu permasalahan yang muncul, hingga medesain suatu rencana kedepan.
Selanjutnya, Anda juga harus mengetahui mengapa dirimu diundang dalam suatu meeting. Bisa saja perihal yang akan didiskusikan menyangkut dengan pekerjaan Anda dan tentunya menyangkut keahlian Anda. Setiap meeting yang mengundang Anda harus tahu relevansi terhadap diri Anda agar Anda bisa memberikan pendapat Anda sesuai dengan topik yang diperbincangkan.
Jalan keluar dari meeting yang dinilai menguras waktu dan energi adalah mengatur waktu dan substansi yang akan diperbincangkan. Sepulsa akan berbagi tips dengan Anda mengenai cara membuat meeting efektif yaitu membangun sebuah meeting yang hemat waktu dan energi.
Yuk, kita mulai!
Kiat Meeting Efektif
- Sebelum mengadakan meeting, tentukanlah tujuan jelas. Topik apa yang akan Anda bahas. Sebaiknya Anda tulis atau dokumentasikan ide-ide yang akan disampaikan pada meeting.
- Undanglah peserta meeting yang relevan dengan topik diskusi. Mereka adalah orang yang perlu mengetahui dan memberi ide karena pekerjaan mereka terkait dengan yang akan Anda diskusikan. Jangan mengundang orang-orang yang tidak punya kaitan yang kuat dengan meeting Anda karena itu hanya membuang waktu dan energi Anda dan mereka.
- Tetapkan sebuah rencana waktu meeting; kapan meeting akan mulai dan berakhir. Dalam penerapannya, Anda harus tepat waktu baik itu memulai meeting dan mengakhiri meeting. Budaya on-time haruslah ditegakkan agar waktu bekerja Anda tidak berkurang sia-sia.
- Jika Anda sudah mengetahui jelas tujuan, siapa yang diundang, dan waktu, saatnya Anda mengedarkan undangan meeting. Anda dapat memberitahui peserta meeting melalui aplikasi kalender. Jangan lupa, tulislah tujuan meeting dengan singkat pada deskripsi undangan sehingga para peserta meeting mengetahui konten dari meeting ini.
- Saat meeting dimulai, batasi waktu berbicara setiap peserta meeting karena waktu terbatas dan upayakan mendapatkan pandangan dari peserta lainnya dalam menanggapi hal yang diperbincangkan dalam meeting. Anda, sebagai host meeting ini, mempunyai sebuah andil dalam mengatur alur komunikasi diantara kalian. Jika ada peserta yang mendominasi pembicaraan, Anda dapat memotong pembicaraan mereka secara sopan dan mengemukakan keinginan untuk mendengar peserta meeting lainnya.
- Apabila meeting berlangsung lebih dari 2 (dua) jam, adakan sesi istirahat agar energi dan fokus peserta dapat pulih. Setelah istirahat, Anda dapat melanjutkan kembali meeting tersebut.
- Catatlah poin penting yang ada dalam diskusi atau lebih praktis, rekam seluruh bagian dari meeting Anda agar Anda tidak lupa akan perihal apa saja yang telah didiskusi.
- Akhiri meeting dengan sebuah rencana aksi (action plan), yaitu berupa langkah-langkah matang yang akan Anda lakukan menanggapi diskusi yang telah berlangsung bersama peserta meeting.
- Sebaiknya Anda menyatakan kesimpulan dari agenda meeting tersebut agar setiap peserta dapat memperkuat ingatan mereka. Pastikan seluruh peserta meeting mendengar dengan jelas ide-ide yang Anda sampaikan.
- Kirim ringkasan hasil meeting kepada seluruh peserta meeting. Agar rencana aksi Anda dijalankan dan diwujudkan dengan baik, lakukan follow-up kepada seluruh peserta meeting.
Kunci dari meeting yang efektif adalah perencanaan yang matang dan ketegasan dalam menjalankan apa yang telah direncanakan dan didiskusikan.
Have a great meeting Sepulsa Mate!